Dalam proses mengikuti tender, banyak perusahaan yang telah menyiapkan segala persyaratan teknis dan administratif yang penuh perhatian. Namun, ada satu aspek krusial yang sering menjadi penghambat keberhasilan, yaitu kesalahan menyusun dokumen ISO. Meski terlihat sederhana, kenyataannya dokumen ISO bukan hanya sekedar formalitas, melainkan bukti kepatuhan terhadap standar internasional yang diakui secara global.
Sayangnya, banyak organisasi yang belum memahami detail penyusunan ini, sehingga berujung pada kesalahan yang dapat menggugurkan peluang tender, meski kompetensi teknis sudah memadai. Ceroboh dalam menyesuaikan format, kurang teliti dalam melampirkan bukti, hingga tidak konsisten dalam data, merupakan contoh nyata yang kerap terjadi. Untuk itu, penting memahami lebih dalam apa saja kesalahan umum yang sering dilakukan, agar perusahaan tidak sekedar memenuhi kewajiban administratif, tetapi juga meningkatkan kredibilitas dan peluang memenangkan tender.
Dokumen ISO yang Dibutuhkan dalam Pengurusan Tender
Dokumen ISO dalam pengurusan tender biasanya tergantung dari persyaratannya ISO yang ditentukan, namun beberapa persyaratannya adalah :
- ISO 9001 – Sistem Manajemen Mutu
Menunjukkan bahwa perusahaan memiliki standar mutu dalam setiap proses kerja. Hampir selalu menjadi persyaratan dasar dalam tender. - ISO 14001 – Sistem Manajemen Lingkungan
Diperlukan terutama untuk proyek yang memiliki dampak lingkungan. Sertifikat ini membuktikan kepedulian perusahaan terhadap aspek keberlanjutan. - ISO 45001 – Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
Umumnya diwajibkan pada tender konstruksi, manufaktur, atau proyek dengan risiko tinggi untuk menjamin keselamatan pekerja. - ISO 27001 – Sistem Manajemen Keamanan Informasi
Sering diminta dalam tender sektor keuangan, IT, atau proyek yang mengelola data sensitif. - ISO 37001 – Sistem Manajemen Anti Penyuapan
Semakin banyak dicantumkan sebagai syarat tender untuk menunjukkan komitmen perusahaan terhadap praktik bisnis yang bersih dan bebas dari korupsi. - Dokumen Pendukung ISO
Selain sertifikat resmi, biasanya juga diminta manual mutu, kebijakan, prosedur utama, serta bukti implementasi sebagai verifikasi bahwa sistem benar-benar dijalankan
5 Kesalahan dalam Menyusun Dokumen ISO untuk Tender
- Tidak sesuai klausul ISO
Banyak perusahaan hanya membuat dokumen sekadar formalitas tanpa menyesuaikan dengan klausul ISO yang berlaku. Akibatnya, isi dokumen tidak mencerminkan implementasi sistem manajemen yang sebenarnya. - Format dan penyajian dokumen tidak lengkap
Kesalahan umum lainnya adalah tidak mengikuti format yang diminta, misalnya tidak ada tanda tangan, stempel, nomor dokumen, atau lampiran pendukung. Hal ini membuat dokumen terkesan asal-asalan. - Dokumen copy paste
Beberapa perusahaan menggunakan dokumen hasil salinan dari organisasi lain atau template generik tanpa penyesuaian. Hal ini mudah terdeteksi dan menurunkan kredibilitas perusahaan. - Tidak sesuai dengan lingkup tender
Sering kali dokumen ISO yang dilampirkan tidak relevan dengan jenis proyek atau pekerjaan tender. Misalnya, tender konstruksi tapi hanya melampirkan ISO keamanan informasi. - Isi dokumen tidak spesifik
Dokumen yang terlalu umum tanpa mencantumkan kebijakan, prosedur, atau bukti implementasi yang sesuai kebutuhan tender akan dianggap lemah dan tidak meyakinkan.
Menyusun dokumen ISO untuk tender membutuhkan ketelitian dan pemahaman yang mendalam terhadap standar yang berlaku. Lima kesalahan umum yang sering terjadi dapat berakibat fatal terhadap peluang keberhasilan dalam proses tender. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memastikan seluruh dokumen tersusun dengan benar dan sesuai ketentuan. Untuk mendapatkan pendampingan profesional dalam penyusunan serta sertifikasi ISO, Anda dapat bekerja sama dengan PT. Konsultan Katiga Indonesia, penyedia jasa sertifikasi ISO yang berpengalaman membantu perusahaan mencapai standar mutu terbaik. Kunjungi website resmi PT. Konsultan Katiga Indonesia untuk informasi lebih lanjut.